Administration, Naturvetenskap

Naturvetarna först ut med fakultetsarkivarie

– Det är när arkivet inte fungerar som en arkivarie märks.
Jesper Zimmerman ler lite underfundigt när han säger det. Om fantasin tillåts skena är det lätt att få en bild av mörka tjänsterum där pärmar, lådor och staplar med diverse handlingar sedan länge effektivt utestänger allt dagsljus.

Jesper Zimmerman

Arkivarien Jesper Zimmerman ägnar sig uteslutande åt Naturvetenskapliga fakultetens handlingar.

Jesper Zimmerman är den första tills vidare-anställda fakultetsarkivarien vid Lunds universitet. När Riksarkivet för tre år sedan granskade Lunds universitet upptäcktes brister. Universitetsledningen beslutade då att satsa extra på dokumenthantering. För Jesper Zimmermans del ledde det först till en projektanställning på Fysiska institutionen, sedan, från och med våren 2015, till ett fast jobb som arkivarie på Naturvetenskapliga fakulteten.

Riksarkivet bestämmer vad som ska sparas och inte sparas för eftervärlden. Jesper Zimmerman uppskattar att omkring 85 procent av universitetets handlingar gallras bort utan att arkiveras. Det rör sig om ekonomihandlingar som bevaras föreskriven tid men inte längre, likadant med ansökningshandlingar. Rutinmässiga förfrågningar och reklam är annat som inte hamnar i Lunds universitets centralarkiv, Arkivcentrum Syd på Gastelyckan.

– Men våra studenter kan vara lugna. Alla handlingar som har med utbildningar, kursresultat och uppsatser bevaras.

Vem ska vara orolig då?

– Hmm, vill någon ha tag på en gammal rese-räkning så kan det bli svårt.

Jesper Zimmerman beskriver sitt arbete med ord som ordna, förteckna, stödja och ge råd. Medan andra arkivarier arbetar mer med att ta fram handlingar är det bara en liten del av hans arbete. Ofta, men långt ifrån alltid, är det i samband med att någon slutar sin tjänst vid någon av fakultetens institutioner som han får till uppgift att bestämma vad som ska arkiveras.

Det blir en lektion i hur man bäst packar en låda när Jesper Zimmerman handgripligen fyller en box med gamla registerkort.

– Packar man tätt så minskas både den totala volymen och mängden luft i varje box. Ju mindre mängd luft desto bättre bevaras handlingarna samtidigt som brandrisken minskar, säger han och trycker ner en några centimeter tjock bunt med registerkort i en redan ganska välfylld låda.

– Ryktet om papprets förgänglighet är överdriven. Packar man så här och förvarar boxarna i 18 grader Celsius och 40 procent luftfuktighet så ska papper klara sig ett par tusen år.

Berätta om något udda som du har arkiverat, något som sticker ut?

Ögonen glimmar till, sedan räknar han snabbt upp tre saker.

– Matematikprofessor Lars Gårdings brev till Sovjetunionens ledare Leonid Brezjnev1980 där Gårding vill att Brezjnev ska bevilja utresetillstånd för en matematiker är ett exempel.

– Ett annat är astronomen Knut Lundmarks sisyfosarbete Lund General Catalogue. Det är säkert åtta hyllmeter om olika objekt i rymden. Varje objekt har ett eget registerkort. Arbetet blev aldrig färdigt.

– Klippboken om Fysicums väderballonger på 1950-talet är också rolig. Ballongerna ledde till larm om såväl ufo som attack från främmande makt.

Text: Jan Olsson

Foto: Inger Ekström

Därför ska vi arkivera:

Av Arkivlagen framgår att en myndighets arkiv utgörs av dess allmänna handlingar. I lagen uttrycks att arkiven är en del av det nationella kulturarvet och att arkiven ska hållas ordnade för att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvaltning, samt forskningens behov. Källa: Arkivlag, SFS 1990:782

Exempel på handlingar som arkiveras.

• Beslut

• Protokoll

• Anställningshandlingar

• Kursresultat

• Uppsatser

Pool av arkivarier redo att rycka ut

I augusti i fjol startade arkivariepoolen vid Lunds universitet. Dit kan alla enheter inom universitetet vända sig när de har behov av arkiveringshjälp.

Det är mot bakgrund av Riksarkivets granskning 2014 som arkivariepoolen uppstått. Bengt Werner vid avdelningen Dokumenthantering leder arbetet. Enligt honom har en pool bedömts vara den organisationsform som effektivast klarar av att få nödvändigt arbete utfört utifrån Riksarkivets förelägganden.

Men för att klara av framtida behov finns bättre lösningar, anser han.

– Det behövs permanenta och professionella arkivarier på många fler ställen än centralt inom förvaltningen och på Naturvetenskapliga fakulteten. Annars blir det svårt för Lunds universitet som helhet att leva upp till kraven i de lagar och föreskrifter som styr arkivverksamheten vid en statlig myndighet.

Fem arkivarier arbetar i poolen och det finns planer på att anställa två till. Genom att vända sig till avdelningen Dokumenthantering kan exempelvis institutioner eller fakultetskanslier anmäla intresse för att anlita en poolarkivarie. Kostnaden för arkivarien betalas av den enhet som vill ha hjälp.

Varje poolarkivarie har en uppdragsgivare i taget. Det längsta uppdraget, två år, är på Medicinska fakulteten. Humaniora och teologi har ettårsavtal med arkivariepoolen.

– Övriga överenskommelser varierar från en vecka till tio månader, säger Bengt Werner.

Arkivariepoolen arbetar med äldre handlingar, till och med 2013.