Administration, Ekonomi

Hon håller i tyglarna för mega-affärerna

Nåja, vad är väl en upphandling på universitetet ?
Den kan vara dötrist och långtråkig eller alldeles… alldeles underbar! Upphandlaren Maria Björkqvist går igång på att skapa win-win för forskare och leverantörer. Just nu jobbar hon med nya lokaler för Musikhögskolan och står inför en helt ny utmaning – en innovationsupphandling av ett låssystem som ska knyta ihop LU med andra myndigheter.

Maria Bjorkqvist LITEN

För Maria Björkqvist är samarbetsförmåga och lyhördhet två viktiga ­arbetsredskap – både i jobbet som upphandlare och tillsammans med hästen Zodiac.

Man kan tänka sig att konversationen dör om Maria Björkqvist får frågan om vad hon jobbar med på en fest.

– Jag brukar säga att jag handlar riktigt coola saker för andras pengar, säger Maria Björkqvist och skrattar.

Få universitetsanställda spritter till av glädje när de inser att en upphandling måste till för att de ska få köpa det de vill ha. Byråkrati, utdragna processer, överklaganden flimrar förbi i huvudet.

– Att jobba med upphandling på universitetet innebär att jag får arbeta med världsledande projekt och riktigt skarpt folk. Det är en superhäftig miljö där jag får dra mitt strå till stacken.

Maria Björkqvist är intresserad av människor. Varje ny upphandling är en chans att få möta spännande människor och försöka lyckas förstå vad det är de vill. Hon sitter mycket i möten, med allt från stjärnfysiker till kommunikatörer. Första mötet går ofta åt till att prata om varför man måste göra en upphandling. Akademiker är duktiga på att ifrågasätta. Men när man har debatterat färdig LOU, lagen om offentlig upphandling, så är det bara att sätta igång.

– Det gäller att lyssna mycket noga, och i detalj ta reda på vad beställaren vill ha. När man har förstått det så ska man strukturera upp affären så att den också lockar till sig bra anbud.

Att förstå vad beställaren vill ha är inte så enkelt som det låter, eftersom beställaren själv oftast inte har alla aspekter klart för sig. Lagstiftningen är fyrkantig och främst skriven för att upphandla konkreta saker. Allt ska vara mätbart och kunna beskrivas i siffror. Det krävs stor finurlighet när man ska upphandla annat, som till exempel kreativa tjänster. När LU:s fotografer skulle upphandlas blev lösningen på siffror och mätbarhet att dela in fotojobben i olika kategorier och sedan poängbedöma fotografier efter olika kriterier.

Maria Björkqvist brukar vara den som håller i tyglarna när det ska upphandlas riktigt stora och komplicerade saker till universitetet. Hon gillar att spänna bågen och att försöka pussla ihop många olika delar till en bra affär. MAX IV var förmodligen den största affär som universitet gjort de senaste tio åren.

– Vi sparade 1,5 miljarder när MAX IV upphandlades, det var en riktigt bra affär. Synd att vi inte jobbar på provision, säger Maria Björkqvist och skrattar.

För byggnaden till MAX IV budgeterade universitetet den troliga summa pengar det skulle kosta. För MAX IV:s del landade den gigantiska affären på hälften av den summan. Viktigt är att leverantörerna kan förutse hur mycket de kommer tjäna på affären och hur mycket tid de kommer få lägga ner.

– Jag försöker rensa bort osäkerhet för leverantörerna. Det är viktigt att kunna säga hur mycket man kommer handla – vet man det blir det billigare.

Oklara besked kostar pengar. Att inte veta till exempel hur mycket support som kommer att behövas, gör att leverantörerna kan tvingas höja priset. För korta  leveranstider kan göra att leverantörer väljer att inte lämna anbud. Maria Björkqvist menar att den goda affären inte alltid handlar om att få det billigaste mikroskopet, utan det kan handla om att få så mycket som möjligt för pengarna.

– Det gäller att ha fingertoppskänsla på vad som kan trigga affären. Lyckas jag bygga in i affären att det alltid lönar sig för leverantören att anstränga sig lite till, då är jag nöjd.

Maria Björkqvist kopplar av och hämtar kraft tillsammans med sin häst Zodiac som hon tillbringar tid tillsammans med varje dag efter jobbet.

– Han är en stor del av min vardag och med honom får jag även öva på samarbete, lyhördhet och ledarskap, säger hon.

Text: Jenny Loftrup

Foto: Gunnar Menander

FOTNOT. Läs mer om den aktuella innovationsupphandlingen på lulock.luopen.lu.se

MER OM Maria Björkqvist

ÄR: Upphandlare sedan tolv år tillbaka och sedan 2009 på Lunds universitet.

GÖR: Upphandlar allt från lokalvård till byggnader och maskiner för forskning (bl.a. mikroskopet på sidan 29)

BOR: I hus i Gårdsstånga

FAMILJ: Sambo Stefan

INTRESSEN: Hästar, skärgårdsliv i Blekinge på somrarna och shopping (!)

NOMINERAD: Maria Björkqvist var en av tre i Sverige som häromåret nominerades till årets upphandling för MAX IV.

FAKTA UPPHANDLING

Varför måste man upphandla? 

– För att tillvarata konkurrensen på marknaden och följa lagen om offentlig upphandling som bygger på ett EU-direktiv.

När måste man upphandla? 

– Centralt hanterar vi endast upphandlingar på över 1,2 miljoner kronor. Från 500.000 och upp till den summan gör enheter och institutioner själv s.k. förenklade upphandlingar och från noll till 500.000 gör man direktupphandlingar.

Hur många är ni som upphandlar? 

– Vi har vuxit. När jag kom 2009 så var vi fyra – nu är vi tolv. Det innebär att vi kan ge bättre och snabbare service. Det är ingen kö till oss längre.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *