Allmänt

Ny arbetsmiljöorganisation ger cheferna tydligare ansvar

En ny tydligare arbetsmiljöorganisation införs nu vid LU. Tidigare har fördelningen av arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljö­arbetet varit oklar. Det har medfört att chefer på olika nivåer inom LU har lämnats utan styrning och stöd när det gäller att tolka vad detta arbete innebär.

Lennart Nordberg koordinerar projektet med den nya arbetsmiljöorganisationen.

– Den akademiska friheten är högt skattad inom universitetet, men enligt min uppfattning fungerar den dåligt som styrprincip för lagreglerade frågor. Det uppstår lätt en kultur där cheferna har svårt att se sig som den som måste hålla efter kollegor som inte uppför sig, säger Lennart Nordberg, som koordinerar projektet med den nya arbetsmiljöorganisationen.

Han är organisationspsykolog i botten, har arbetat med arbetsmiljö i drygt tjugo år vid LU på olika nivåer: som psykolog på företagshälsovården, som personalchef vid Naturvetenskapliga fakulteten, som chef för Företagshälsovården och Studenthälsan och nu vid sektionen Personal.

Inom LU har det funnits oklarheter om vilka som ska utföra de operativa uppgifterna när något oönskat inträffar, till exempel att någon far illa av den psykosociala arbetsmiljön. Den nya organisationen ska göra det tydligt vem som gör vad, hur man ska göra det och inom vilka tidsramar.

– Vissa kan säkert uppfatta organisationen som ett uttryck för new public management, men det är nödvändigt om man ska arbeta systematiskt och följa lagkrav, säger Lennart Nordberg.

Ytterst har rektor ansvar för arbetsmiljöarbetet vid LU. Utifrån rektors fördelning av uppgifter till dekaner finns möjligheter att bygga en kedja av uppgiftsfördelning inom institutioner.

– En prefekt eller annan chef som inte har tillräckliga förutsättningar för arbetsmiljö-arbetet kan återlämna arbetsuppgifter till sin överordnade chef, säger Lennart Nordberg.

På chefer ligger ett ansvar att utreda, åtgärda och dokumentera riskfyllda händelser vid arbetsplatsen t.ex. att en medarbetare upplever sig bli trakasserad.

– Handlar det om trakasserier är en akut åtgärd att hindra att beteendet upprepas.Chefen bör vara konkret och om det behövs använda sitt mandat för att göra klart vad som är oönskat beteende och vara tydlig med vilka konsekvenser som kan bli följden.

Arbetsmiljölagen skärptes 2016 och arbetsgivaren måste ta ett större psykosocialt ansvar. Att som chef säga att ”detta hade jag ingen aning om” när allvarliga arbetsmiljöproblem dyker upp håller inte, eftersom chefen har ansvar för det förebyggande arbetet.

– Ofta tar man inte tag det som skaver förrän det är för sent. Men att inte jobba förebyggande blir i längden dyrt – det finns forskning som indikerar att dålig arbetsmiljö leder till större produktionsbortfall än sjukskrivningar.

Det är chefers uppgift att se till att all personal omfattas av arbetsmiljöarbetet och att samarbeten och kommunikation fungerar. De årliga uppföljningarna är viktiga, men framförallt är det angeläget att vara observant i det vardagliga arbetet.

– Det viktigaste verktyget för att förbättra den psykosociala miljön är ömsesidig kommunikation. Medarbetare behöver få mer feedback, men också tillfällen att komma med sina synpunkter.

Rapporten från projekt ”Arbetsmiljöorganisation” ledde 2016 fram till att projekt ”Hälsosamma arbetsplatser uppstår inte av en tillfällighet” startades, med målet att bygga upp en organisation som arbetar koordinerat inom hela LU.

Projektet beskriver hur den nya organisationen ska fungera. Nu införs den i olika steg. Tydligheten är viktig – medarbetare och studenter ska veta vart de kan vända sig och chefer ska veta hur de ska jobba med arbetsmiljön.

Inom projektet arbetar man bland annat med att utveckla chefsstöd för HR-webben. Lennart Nordberg menar också att cheferna efterlyser mer stöd för hur man arbetar med stress, konflikter och trakasserier.

– Det finns ett stort intresse bland prefekterna för att göra jobbet bra. Deras vanligaste klagomål har varit brist på stöd och att det har varit svårt att hitta de digitala lathundarna, men nu kommer material snart finnas samlat på HR-webben.

I november 2017 slöts ett nytt kollektivt arbetsmiljöavtal vid LU. Nytt är bland annat att varje fakultet ska ha en lokal skyddskommitté som ska stödja fakultetsledningen i arbetsmiljöfrågor. Den centrala skyddskommittén, där rektor blir ordförande, kommer att få en tydligare roll när det gäller uppföljning av arbetsmiljöarbetet.

Text & foto: Jenny Loftrup

Lennart Nordbergs arbetsmiljötips till nya chefer 

1. Organisera arbetsmiljöarbetet vid din arbetsplats. Gör dig synlig i arbetsmiljöfrågor och signalera tydligt att arbetsmiljön är viktig.

2. Uppvärdera kontakten med skyddsombudet – ta reda på hur landet ligger för att kunna jobba förebyggande.

3. Prata med underställda chefer om uppgiftsfördelningen och hur deras arbete med arbetsmiljö fungerar.

4. Prata mer med medarbetarna – lämna feedback till medarbetare och hämta in deras synpunkter och idéer regelbundet. Hitta metoder för att engagera medarbetare – de ska vara med och verka för en bättre arbetsmiljö. När du håller i möten var observant – både på vad som sägs och vad som händer runt bordet.

5. Använd det stöd som finns för att få igång en dialog om arbetsmiljön vid arbetsplatsen. Sektionen Personal erbjuder t.ex. en workshop till arbetsplatser där man spelar ett spel som ger ett bra underlag för att arbeta med stress och andra organisatoriska och sociala frågor.