Administration

Nytt ekonomisystem ska göra arbetet roligare

2016 införs ett nytt ekonomisystem vid universitetet och i samband med det förbättras också den ekonomimodell som universitetet arbetar efter. Förhoppningen är att arbetet blir effektivare och snabbare, men också roligare.

Glada ekonomer

Projektgruppen består av Johanna Fridqvist, Eva Stengard och Agneta Sjöfors (projektledare) på bakre raden, och Gun-Britt Dahnér, Anna Brkic, Elisabeth Pupp (biträdande projektledare), Helena Jönsson (biträdande projektledare) och Karin Olandersson på främre raden. Johan Ekman ingår också i gruppen. Många experter på sektionen Ekonomi och även personer från andra delar av verksamheten har dessutom bidragit i arbetet.

– Jag hoppas att arbetet blir enklare för ekonomerna ute i verksamheten, säger universitetets ekonomidirektör Lise Bröndum.

Bakgrunden är att det nuvarande systemet inte längre uppdateras, och därför har det nya ekonomisystemet Raindance upphandlats. Med tanke på universitetets storlek är ett sådant byte inte något som görs i en handvändning, med alla förändringar det innebär.

En projektgrupp har de senaste två–tre åren arbetat tillsammans med ekonomer runt om på universitetet för att ta fram en ny ekonomimodell som lanseras samtidigt med det nya systemet. Implementeringen beräknas fortsätta under hela nästa år.

Framför allt kommer förändringarna att märkas för de runt 350 ekonomer som finns på universitetet. Men även de flesta andra anställda kommer att beröras i större eller mindre omfattning. Det är många andra system som är knutna till ekonomisystemet.

– Exempelvis kommer alla konteringar i Lupin och alla rese- och utläggsräkningar i Primula att se annorlunda ut. LUPP, som används för projektuppföljning, kommer att försvinna och i stället används Kuben för detta, berättar Helena Jönsson, som är med i projektgruppen.

Agneta Sjöfors som är projektledare säger att målsättningen är att standardisera, men samtidigt vara mer flexibel. Dessutom ska man bevara det som är bra, samtidigt som man försöker göra saker ännu bättre. Den 12 januari ska systemet lanseras.

– Men det innebär inte att allt är färdigt då. Vi har försökt att lyssna på de som arbetar ute i organisationen så mycket som möjligt. Vi kommer att finslipa lösningarna under året, säger hon.

Precis som för många andra har de som på olika sätt arbetar med ekonomi fått en hårdare arbetsbelastning med allt fler arbetsuppgifter de senaste åren.

– Men förutom att rutiner blir effektivare så känns det som om alla ekonomer är med och verkligen vill arbeta för förbättring och mer moderna arbetssätt. Många ser fram emot detta och det är väldigt kul, säger Elisabeth Pupp som också är med i projektgruppen.

Förändringen har i första hand syftat till att skapa bättre rutiner med enklare och mer automatiserad hantering. Samtidigt är förhoppningen också att sänka kostnaderna, bland annat genom att det blir färre system.

Text: Jonas Andersson

Foto: Gunnar Menander

EXEMPEL PÅ FÖRÄNDRINGAR 

• LUPP upphör och ersätts i slutet av mars av rapport i Kuben

• I Lupin anges endast konto och aktivitet vid kontering – jobba med favoriter för eget urval.

• Betydligt mindre pappershantering, buntöversikterna försvinner.

• Internfakturor hanteras elektroniskt  och godkänns i Lupin.

• Kundfakturor behöver inte längre skrivas ut och stoppas i kuvert. Det sköts av en printtjänst.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *